あなたのEメールにパスワードが送られます。

ビジネス日本語(BUSINESS JAPANESE) メール編②ビジネス日本語 敬語編⑧ 「知っています」を敬語で言うには?

ビジネス日本語(BUSINESS JAPANESE) 敬語編⑧

メールの書き方の基本編です

ビジネス日本語(BUSINESS JAPANESE) メール編①

大好評のビジネス日本語(BUSINESS JAPANESE)メール編

前回はメールをする上での基本ルールを紹介しました。今回は相手から送られてきたメールの返信の仕方ついて考えてみたいと思います。



まず、大前提となるルールは24時間以内に返信をする事ですビジネスにおいてスピードはとても重要な要素です。時には1分1秒を争うことがあります。お客さんからのメールに対して返信が2日、3日経ってしまえば、その案件も流れてしまうかもしれません。あなたがお客さんだとしたら、返信が遅い人を信用できないですよね?メールは24時間以内に返信をするように心がけましょう。

もし24時間以内にお客さんからのメールに返信できなさそうならば、あらかじめその旨をきちんとお客さんに伝えましょう。事前に伝えてからメールの返信が遅れるのと、全く伝えずにメールの返信が遅れるのでは印象が変わります。▷メールは24時間以内に返信する



皆さんはメールを返信する時に、「宛先」「BC」「BCC」の3つがあることに気づいていましたか?この3つはメールを返信する時にきちんと使い分けなければいけないのです。

宛先は返信したい相手のメールアドレスを入れますよね。一度でもメールをしたことがある方なら誰でも知っていると思います。返信ボタンを入れると自動的に宛先にメールアドレスが入りますよね。ではCC(carbon copy)BCC(blind carbon copy)は一体何でしょうか?1つ1つ見ていきたいと思います。

● CCについて

①自分が送ったメールを共有したい人

②相手にその人物を知られても問題がない人

この2つを満たす人のメールアドレスをCCに入れます。例えば、営業担当の自分がお客さんからのメールに返信する時に、他の関係する部署の担当者にもこのメールを共有したいときです。

この場合は、

宛先:お客さんのメールアドレス

CC:他の関連する部署の担当者のメールアドレス

をそれぞれ入れる必要があります。このようにすることで1通のメールを送るだけで、お客さんと他の関連する部署の担当者の2人にメールを送れます。またCCとしてメールを受信した時は基本的に返信は不要です。送信した人にとって、メールを共有したいだけであるからです。

しかし、名指しをされて意見を求められた場合や自分の意見を伝えたい時に「CCから失礼致します。〇〇と申します。」といった一文を入れると違和感なくメールに参加できます。● BCCについて

①自分が送ったメールを共有したい人

②相手にその人物を知って欲しくない人

この2つを満たす人のメールアドレスをBCCに入れます。

この機能を使って送られたメールは、送り先のアドレスや名前などを受信者全員に隠すことが出来ます。例えば、オフィスの移転や電話番号の変更など、個人情報をメールで送る時に使えます。

▷CCは相手にメールアドレスを知られても問題ない場合

▷BCCは相手にメールアドレスを知られたくない場合



最後はメールを転送する場合のやり方です。転送とは、受信したメールをそのまま別の人に送信することです。転送したい人のメールアドレスを入力するだけで転送をする事が出来ます。

転送の仕方についていくつかルールがあるので覚えておきましょう。メールの内容を一切変えてはいけない事です。

受信したメールに何らかの変更を加えてしまうと、転送した相手に誤った情報が伝わってしまうかもしれません。「内容を変えない」ということは転送の原則になります。

その際になぜ転送をするのか、どういう目的があるのかを冒頭で伝えると相手も理解しやすい丁寧なメールになります。

転送前に相手に確認をとりましょう。送られてきたメールを転送したい場合、送信者に転送をしても良いか確認をとりましょう。漏えいされたく無い情報が含まれているかもしれないので、確認をしましょう。



**Wabisabi Japan主催イベント**

Tham gia vào bữa tiệc mùa hè của Wabisabi ngay hôm nay!

Link sự kiện
Link đăng ký tham gia